Fachdialog-M – Unternehmenswissen im Dialog

Fachdialog-M

In Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Organisationen ist meist viel Wissen vorhanden. Es verteilt sich jedoch auf Dokumente, Webseiten, interne Ablagen und verschiedene Informationssysteme. Wer eine konkrete Antwort benötigt, muss häufig erst wissen, wo die passende Information zu finden ist.

Der Fachdialog schafft einen direkten Zugang zu diesem Wissen: Nutzerinnen und Nutzer stellen ihre Fragen in natürlicher Sprache und erhalten verständliche Antworten auf Grundlage der zuvor ausgewählten und aufbereiteten Informationen.

Mehr als ein KI-basierter Chat

Auf den ersten Blick erinnert der Fachdialog an einen Chat. Technisch und inhaltlich geht sein Anspruch jedoch deutlich darüber hinaus.

Der Fachdialog greift auf eine klar definierte, fachlich geprüfte Wissensbasis zurück. Er durchsucht diese nicht nur nach einzelnen Stichwörtern, sondern berücksichtigt die Bedeutung einer Frage und die Zusammenhänge innerhalb der bereitgestellten Inhalte.

So entsteht ein verlässlicher Zugang zu dem Wissen, das für den jeweiligen Anwendungsfall tatsächlich relevant ist.

Menschen müssen weder die interne Ablagestruktur kennen noch exakt die Begriffe verwenden, die in den Quelldokumenten stehen. Sie können ihre Fragen so formulieren, wie sie auch mit einem fachkundigen Ansprechpartner sprechen würden.

Ein Beispiel: Studienberatung beim IFU-Institut

Ein konkreter Einsatzbereich ist die Studienberatung des IFU-Instituts. Studieninteressierte können den Fachdialog nutzen, um sich über Online- und Präsenzstudiengänge zu informieren.

Dabei können beispielsweise Fragen zu folgenden Themen beantwortet werden:

• Studieninhalte und Studienschwerpunkte
• Voraussetzungen für die Teilnahme
• Unterschiede zwischen Online- und Präsenzstudium
• organisatorische Abläufe
• zeitliche Rahmenbedingungen
• Prüfungen, Abschlüsse und weitere Formalitäten
• passende Studienangebote für die persönliche Situation

Statt zahlreiche Webseiten und Dokumente einzeln durchsuchen zu müssen, können Interessierte ihre konkreten Fragen direkt stellen. Der Fachdialog führt die relevanten Informationen zusammen und erleichtert so die erste Orientierung.

Die Antworten beruhen dabei auf den vom Institut ausgewählten und bereitgestellten Inhalten. Dadurch bleibt nachvollziehbar und steuerbar, welches Wissen für die Beratung verwendet wird.

Unterschiedliche Quellen – eine gemeinsame Wissensbasis

Als Grundlage können zahlreiche vorhandene Informationsquellen genutzt werden, beispielsweise:

• Word-Dokumente
• PDF-Dateien
• Textdateien
• Handbücher und Anleitungen
• interne Dokumentationen
• Prozessbeschreibungen
• Informations- und Schulungsunterlagen
• Inhalte ausgewählter Webseiten

Auch das Wissen einer definierten Homepage kann automatisiert eingelesen werden. Dabei muss nicht zwangsläufig die gesamte Website übernommen werden. Es lässt sich gezielt bestimmen, welche Seiten, Bereiche oder Inhalte Bestandteil der Wissensbasis werden sollen.

Auf diese Weise bleibt kontrollierbar, auf welche Informationen der Fachdialog zugreifen und welche Quellen er für seine Antworten verwenden darf.

Semantische Verarbeitung statt reiner Stichwortsuche

Die bereitgestellten Inhalte werden nicht lediglich gespeichert oder über eine klassische Volltextsuche auffindbar gemacht. Sie werden in einem mehrstufigen Prozess aufbereitet, strukturiert und semantisch erschlossen.

Der Unterschied ist wesentlich:

Eine syntaktische Suche orientiert sich hauptsächlich an Wörtern und Zeichenfolgen. Sie liefert gute Ergebnisse, wenn die Suchanfrage möglichst genau dem Wortlaut eines Dokuments entspricht.

Der Fachdialog arbeitet dagegen semantisch. Er berücksichtigt die Bedeutung einer Frage und kann Zusammenhänge auch dann erkennen, wenn Nutzerinnen und Nutzer andere Formulierungen verwenden als die zugrunde liegenden Quellen.

So kann beispielsweise eine Frage in Alltagssprache zu einer passenden Information aus einem formal geschriebenen Dokument führen – auch wenn darin nicht dieselben Begriffe vorkommen.

Einsatz im Unternehmen

Innerhalb eines Unternehmens kann der Fachdialog den Zugang zu internem Fach-, Prozess- und Erfahrungswissen vereinfachen. Mitarbeitende erhalten eine zentrale Anlaufstelle für Fragen, deren Antworten bislang über verschiedene Ablagen, Abteilungen oder Dokumentationen verteilt waren.

Mögliche Einsatzgebiete sind unter anderem:

• interne Richtlinien und Arbeitsanweisungen
• Produkte und Dienstleistungen
• technische Dokumentationen
• Qualitäts- und Prozessmanagement
• Einarbeitung neuer Mitarbeitender
• Schulungs- und Weiterbildungsangebote
• häufig wiederkehrende fachliche Fragen
• Unterstützung von Service und Vertrieb

Der Fachdialog ersetzt dabei nicht die vorhandenen Informationen. Er macht sie leichter auffindbar und in konkreten Situationen schneller nutzbar.

Erfahrungswissen bewahren

Besonders wertvoll ist der Fachdialog, wenn Wissen langfristig gesichert werden soll.

Verlassen erfahrene Mitarbeitende das Unternehmen, geht häufig mehr verloren als der Inhalt einzelner Dokumente. Auch Kenntnisse über Abläufe, frühere Entscheidungen, typische Problemstellungen und bewährte Lösungswege können verschwinden.

Wird dieses Wissen rechtzeitig dokumentiert und in die Wissensbasis aufgenommen, bleibt es weiterhin zugänglich. Andere Mitarbeitende können später konkrete Fragen stellen und auf die hinterlegten Erfahrungen zurückgreifen.

Der Fachdialog unterstützt damit nicht nur die tägliche Informationssuche, sondern auch den Wissenstransfer zwischen Personen, Abteilungen und Generationen.

Fachwissen für Kunden und Partner

Der Einsatz ist nicht auf interne Nutzer beschränkt. Auch Kunden, Interessenten und Geschäftspartner können gezielt Zugang zu ausgewählten Informationen erhalten.

Dabei lässt sich für jede Zielgruppe festlegen, welche Inhalte zur Verfügung stehen. Öffentlich zugängliche Produktinformationen können beispielsweise über die Website bereitgestellt werden, während interne Unterlagen ausschließlich im Intranet und partnerbezogene Informationen in einem geschützten Extranet erreichbar sind.

So entsteht kein unkontrollierter Zugang zum gesamten Wissensbestand. Stattdessen werden klar abgegrenzte Wissensbereiche für die jeweilige Zielgruppe bereitgestellt.

Einsatz im Maschinenbau

Auch für technisch anspruchsvolle Anwendungsbereiche bietet der Fachdialog einen direkten Nutzen.

Im Maschinenbau kann er beispielsweise Fragen beantworten zu:

• einer bestimmten Maschine oder Baureihe
• Bedienung und Einrichtung
• Wartung und Instandhaltung
• Fehlerbildern und möglichen Ursachen
• technischen Eigenschaften
• einzelnen Bauteilen
• Verfahrenslösungen und Anwendungsfällen
• Service- und Ersatzteilinformationen

Technische Dokumentationen, Handbücher, Serviceunterlagen und Erfahrungsberichte können hierfür zu einer gemeinsamen Wissensbasis zusammengeführt werden.

Anwender, Servicemitarbeitende oder Partner müssen dann nicht mehr jedes Dokument einzeln durchsuchen. Sie beschreiben ihr Anliegen in eigenen Worten und erhalten die dazu passenden Informationen aus den freigegebenen Quellen.

Dort verfügbar, wo das Wissen gebraucht wird

Der Fachdialog lässt sich auf unterschiedliche Weise in bestehende Kommunikations- und Informationskanäle einbinden, unter anderem:

• in eine öffentliche Website
• in ein Kundenportal
• in das firmeneigene Intranet
• in ein geschütztes Extranet
• in weitere interne oder externe Anwendungen

Dadurch steht der Zugang zum Wissen genau dort zur Verfügung, wo die jeweilige Zielgruppe ihn benötigt.

Die sichtbare Oberfläche kann sich dabei in das bestehende Angebot einfügen. Im Hintergrund arbeitet stets die dafür eingerichtete Wissensbasis mit den jeweils freigegebenen Informationen.

Datenschutz und kontrollierte Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf unseren eigenen KI-Servern. Die bereitgestellten Dokumente und Informationen verbleiben damit in einer kontrollierten technischen Umgebung.

Die Daten unserer Mandanten werden insbesondere nicht dazu verwendet, fremde oder öffentlich angebotene KI-Modelle zu trainieren. Der Fachdialog ist auf einen datenschutzgerechten Betrieb nach den Anforderungen der DSGVO ausgelegt.

Das ist vor allem dann von Bedeutung, wenn interne Dokumentationen, fachliche Unterlagen oder andere schützenswerte Informationen verarbeitet werden.

Vorhandenes Wissen wird praktisch nutzbar

Der Fachdialog verbindet eine sorgfältig aufgebaute Wissensbasis mit einem einfachen, natürlichsprachlichen Zugang.

Nutzerinnen und Nutzer müssen keine Ablagestrukturen kennen, keine komplizierten Suchabfragen formulieren und nicht wissen, in welchem Dokument eine Information enthalten ist. Sie stellen ihre Frage in eigenen Worten und erhalten eine verständliche Antwort auf Grundlage der dafür freigegebenen Quellen.

So wird Wissen nicht nur gesammelt und gespeichert. Es wird im Alltag leichter auffindbar, verständlicher und für unterschiedliche Zielgruppen praktisch nutzbar.